隨著國際商務活動的日益頻繁，商務英語寫作愈發凸顯其重要性。掌握商務英語寫作的一般規律和特點、寫作形式、寫作方法對于從事商務工作的人來說具有十分重要的意義，只有明確了寫作特點、寫作形式，才能在寫作方法運用上做到有的放矢。
一、商務英語寫作特點
有別于傳統的英語寫作，商務英語寫作作為一種語言技能和交際技能，其寫作特點亟需明確。
文字準確具體。商務英語寫作不同于一般隨性的英語寫作，哪怕一個單詞或一句話意義模糊，就有可能給企業公司帶來無法估量的損失。因此，商務英語寫作用詞要準確、具體，語義應清晰明了，包括詞語的內涵和外延都應該明確，不使用籠統、含糊、似是而非的詞語。引起誤解或誤導的詞語一律不能出現在商務英語寫作中。例如，外貿公司需供應一批家具，應在訂購單上明確標明出具的是哪種具體的家具，是table還是chair，而不能簡單地用furniture一詞表達。這就要求寫作者進行商務英語寫作時，首先應該明確寫作目的和寫作意圖，對要寫的內容非常清楚。只有思路清晰的人，才能準確具體地表達寫作者的思想和意圖。
語言簡明扼要。商務英語寫作與一般的記敘文、描述文不同，它不需要大量的修辭和華麗的詞藻來增強其寫作效果。毫無意義的詞藻堆砌或過多的修辭反而給商務文函帶來負面影響。商務英語寫作中的語言應當力求簡練，意義相近或重復的詞盡量避免，杜絕一切冗詞廢話。例如，They have produced a new and original merchandise一句，new和original的意義相近，是不必要的重復，應將a new and刪除。不言自明之詞也不應該出現在寫作中，例如，The factory was founded in the year of 1889 一句，1889指年份，因the year of就顯得多余，應當刪除。 另外，為了使句子更加簡潔，能用詞組表達的就不用從句、復合句，能用單詞表達的就不用短語詞組。例如，The employee with ambition is likely to get results that are great 一句， 詞組with ambition和從句that are good可以分別用ambitious和great來代替，從而改為 The ambitious employee is likely to get great results ，使句子變得更簡潔。
行文果斷流暢。商務英語寫作時語氣堅定、態度明確、用詞準確、語句簡練、行文果斷流暢更是其基本要求。忌使用猶豫、畏縮和模棱兩可的詞語、句子，寫作時不應出現意義模糊的詞，態度不明確甚至膽怯、畏縮的用語也應避免。例如，It seems that you have forgotten to put your personal data in the records 一句，it seems that you have forgotten to ……這樣的話就顯得態度不夠果斷和堅決，應當刪除。
總之，優朗小編認為態度明確，表述堅定，語氣坦率，用詞準確，語句簡潔，這是對商務英語寫作的基本要求。
二、商務英語寫作形式
商務英語寫作形式比較多，商務信函、會議報告、商務評論、會議通知等都會用到。但最常見的主要有便箋、備忘錄、商務書信、商務郵件、商務報告5種形式。
商務便箋
便箋，即我們常用的留言條，在商務企業多用于熟悉的同事之間。其書寫格式、語氣措辭都比較簡單隨意。口語常用詞匯用的較多，句子結構也不太復雜，三言兩語把事情交待清楚即可，常常出現省略現象。便箋基本的格式主要由稱呼、主要內容、日期和簽名幾部分組成。 日期不必具體到年月日，可以直接寫星期幾上午或下午，或者幾點鐘等。和漢語便箋日期的位置不同，商務便箋應將日期寫在右上方。收件人的稱呼可以不寫，也可以Dear開頭。結尾不必寫諸如“Yours sincerely”這樣的祝詞，但必須署名。
商務備忘錄
不同于我們常用的手機備忘錄，商務備忘錄是一種“錄以備忘”的記事性文書，僅限于企業或公司內部各部門、各員工之間的非正式交流，而不能用于公司或企業之間的相互來往。其目的主要在于發布通知、傳遞信息、解釋政策、說明工作程序、提出行動要求，起到提醒事務的作用。商務備忘錄涉及的一般都是一些需要迅速處理的事情，屬于隨用隨寫的文件。因此，行文要求清晰簡練、客觀明白。備忘錄比較統一的格式是：接收人（To）、發出人（Form）、主題（Subject）、日期（Date）和具體內容（Message），寫作順序從左邊頂格開始。備忘錄屬于非正式文體，所以寫作用語趨向口語化，具體內容不必寫稱呼和信尾祝詞，也不必在結尾簽名，只需把事情交待清楚即可 。一般來說，一份商務備忘錄只陳述一個主題事件。
商務書信
商務書信和一般英文書信格式相似，由信頭（heading）、封內地址（inside address）、稱呼（salutation）、正文（body）、結尾祝詞、簽名幾部分構成。需要說明的是，商務書信的簽名要有寫信人的簽名，還要求簽署寫信人的職位、所在公司的名稱等重要信息，商務書信內容廣泛，涉及到邀請函、求職、推薦信、道歉、感謝、廣告宣傳、調查報告、新產品公告、作進程報告、銷售報告等。但無論是哪種信件，目的如何，都必須遵循一條基本原則：必須讓讀信人有意愿去讀你的信，相信你的話，做你希望他做的事，這樣，你寫這封商務書信的目的才算實現了。
商務郵件
一封好的商務郵件，首先要有一個簡潔明了的標題。郵件標題是讓對方快速了解郵件用途的第一重要信息，不管對方決定立即打開，還是決定過會兒在看，或者果斷刪除，一個好的標題都能讓收件人留下印象，哪怕只是匆匆掃一眼，也會清楚明白并記得寫件人講了什么。商務郵件切忌長篇大論，更不要把重要主題寫在段落中間，這樣不僅影響自己中心思想的表達，也讓對方讀起來很費時費力，還容易遺漏重點。因此，最好是以始為終：把結論寫在郵件開頭，簡練語言描述寫作核心，以便閱讀者快速了解你要表達的重點內容�？傊啙崉釉~、精煉形容詞、明確簡短主詞、簡單主動句是商務郵件寫作的四個核心。
商務報告
商務報告是商務活動的一種重要交流方式，常用于向上級部門反映情況、匯報工作、提出方案、征求建議等，目的是使員工在較短時間內獲取有效信息。常見的商務報告包括工作報告、建議報告、情況報告 、回答問題報告、報送文件物件報告等。一份好的商務報告應該力求簡明、清楚、準確，使用合適的語氣和恰當的語言，引用相關的有效資料信息，確鑿鮮明地陳述事實和數據，使人信服。
掌握了商務英語寫作特點和常見的寫作形式，商務寫作就會得心應手。商務英語寫作水平的提升，還是需要在寫作籌劃、寫作過程中訓練，這樣商務英語寫作才更加準確有效。優朗攜手全體教師希望在既有商務培訓模式上拓展商務寫作的立體化視野，將商務寫作基本技能和商務知識合理有機地結合起來，在教學的每一環節精益求精，從而使得學員更切實地在模擬商務環境中提高寫作質量。關于商務英語寫作課程及更多商務英語培訓方面的信息，請關注優朗官網和微信公眾號，或致電免費熱線400-800-8273詳情咨詢。
